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Elektronisches Postfach

Zeit und Geld einsparen

Elektronisches Postfach

Zeit und Geld einsparen

  • Einfach online Kontoauszüge abrufen und Portokosten sparen
  • Dokumente sicher online bereitstellen
Vorteile

Passgenaue Funktionen für Ihren Bedarf

  • Aktuelle Kontoauszüge im Schnellzugriff
  • Individuell wählbarer Erstellungsrhythmus
  • Steuerliche Anforderungen an die Unveränderbarkeit des Auszugs erfüllt – dank qualifizierter Signatur
  • Einfach in elektronische Buchführungs- und Dokumenten-Management-Systeme einbinden

Noch mehr Vorteile mit den Business-Optionen

  • Auch für juristische Personen
  • Beschränkung der Einsicht auf Dokumente des Unternehmens
  • Selbstständige Vergabe von individuellen Rechten an Mitarbeiter
  • Zugang für Dritte, zum Beispiel Steuerberater
  • Zugriff auf Dokumente auch bei Mitarbeiterwechsel
  • Extra für Ihr Unternehmen eingerichtetes Postfach

So einfach geht's

Als Online-Banking-Nutzer der Sparkasse können Sie das Elektronisches Postfach jetzt direkt online freischalten.
Die exklusiven Funktionen sind in den Business-Optionen standardmäßig enthalten. Lassen Sie sich von Ihrer Sparkasse beraten oder schließen Sie eine Business-Option ab, um diese Funktionen und Services zu nutzen.

Signatur und Aufbewahrung

Signatur und Aufbewahrung

Qualifizierte elektronische Signatur

Wie die Unterschrift bei einem Papier­dokument ermöglicht die qualifizierte elektronische Signatur die eindeutige Bestimmung des Verfassers eines Dokumentes. Darüber hinaus sorgt sie für eine höhere Akzeptanz und eine sicherere Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrer Sparkasse. Denn auch eine nachträgliche Änderung des Dokuments ist ein­deutig erkennbar.

Dank qualifizierter elektronischer Signatur ist der elektronische Konto­auszug einem Papier­konto­auszug gleich­gestellt. Mit Hilfe der Signatur können Sie im Rahmen Ihrer Buch­führungs­pflichten gegenüber dem Finanz­amt beziehungsweise Betriebs­prüfern nach­weisen, dass der Auszug tatsächlich von der Spar­kasse erstellt und seit der Erstellung nicht verändert wurde. Zudem sparen Sie Personal- und Raum­kosten, da die papier­hafte Archivierung entfällt.

Kosten­freie Software

Zur Prüfung der Signatur benötigen Sie einen sogenannten „Signatur-Viewer“. Weiteres technisches Equipment ist nicht erforderlich. Die für Sparkassen­kunden kosten­frei nutzbare Software „Sign Live! Sparkassen-Edition“ können Sie hier herunter­laden.

Sichere Aufbewahrung

Als Empfänger des elektronischen Konto­auszugs sind Sie verpflichtet, die sogenannten „Grundsätze zur ordnungs­mäßigen Führung und Auf­bewahrung von Büchern, Auf­zeichnungen und Unter­lagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff“, kurz GoBD, zu beachten.

Informieren Sie sich am Besten persönlich bei Ihrem Steuerberater oder direkt bei Ihrem Finanzamt, welche Voraussetzungen für Ihre steuerrechtlichen Dokumente gelten.

Die Anforderungen an die Aufbewahrung im Überblick:
  • Die Inhalte dürfen nicht verändert werden, so dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr fest­stellbar ist.
  • Die über­mittelten Daten dürfen vor dem Weiter­verarbeiten in Ihren Systemen, vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Aus­druck nicht bzw. nur nach­voll­ziehbar verändert werden.
  • Das Daten­verarbeitungs­system muss die Un­veränderbarkeit des Daten­bestandes gewährleisten.
  • Die Daten müssen während der Dauer der Auf­bewahrung jeder­zeit verfügbar sein.
  • Die Daten müssen unverzüglich lesbar gemacht werden können.
  • Die Daten müssen mit den Buchungs­belegen inhaltlich über­einstimmen, wenn sie les­bar gemacht werden.
  • Die Daten müssen maschinell aus­gewertet werden können.
  • Originär digitale Daten sind auf maschinell verwert­baren Daten­trägern zu archivieren. Nicht ausreichend ist die ausschließliche Archivierung in maschinell nicht auswert­baren Formaten.

Mit Hilfe der Signatur ist der Nach­weis erbracht, dass die Inhalte des Konto­auszugs nicht verändert wurden. Um die An­forderungen an die maschinelle Aus­wertbar­keit erfüllen zu können, müssen Sie zusätzlich zur PDF-Konto­auszugs­datei auch die Umsatz­daten aus Ihrer Electronic-Banking-Software auf­bewahren und auf Verlangen zu­gänglich machen.

Ihr nächster Schritt

Um elektronische Kontoauszüge empfangen zu können, muss das Elektronische Postfach in Ihrem Online-Banking hierfür freigeschaltet sein. Sofern Sie das Elektronische Postfach bisher nicht nutzen, lassen Sie es einfach von Ihrer Sparkasse freischalten.

Abruf mit S-Firm

Ihr elektronischer Kontoauszug in S-Firm

Sehen Sie hier, wie Sie mit S-Firm die Anforderungen an den elektronischen Kontoauszug erfüllen können:

Dateien und deren Inhalte dürfen nicht bzw. nur nachvollziehbar verändert werden.
  • Die digitale Signatur der Sparkasse Westmünsterland kennzeichnet das Original-Auszugs-Dokument
    und macht Manipulationen direkt sichtbar.
  • Prüfen Sie die Signatur und dokumentieren Sie den Empfang der Auszüge bequem über S-Firm
Das Datenverarbeitungs-System muss die Daten unveränderbar und jederzeit verfügbar verwalten. Es ist immer die Original-Datei zu verwahren.
  • Mit S-Firm empfangen Sie Ihre Originaldateien über Ihren gesicherten Online-Banking-Zugang bequem per Kontorundruf
  • Die Originaldateien verwaltet S-Firm in einem separaten Ordner ELKA, auf Wunsch mit zusätzlicher Verschlüsselung und Kennwortabfrage
  • Sichern Sie die Original-Auszugsdateien mit Ihren Sicherungs-Systemen oder über die Datensicherung von S-Firm
  • Berechtigen Sie ausgewählte Personen zum Zugriff über die S-Firm-Benutzerverwaltung
  • Auf Wunsch stellt S-Firm die Originaldateien automatisch für die Übergabe an Ihr vorhandenes Dokumenten-Management-System bereit
Die Daten müssen mit den Buchungs­belegen inhaltlich über­einstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden.
  • Verbuchen Sie Ihren täglichen Zahlungsverkehr anhand der tagesaktuellen Umsätze
  • Der elektronische Kontoauszug am Monatsende fasst die einzelnen Buchungstage
    zusammen.
Die Daten müssen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.
  • Aus einer übersichtlichen Listendarstellung holen Sie direkt das Originaldokument auf den Bildschirm
  • Aus den parallel abgelegten Kontoumsätzen erstellen Sie Listen in populären Formaten
Ihr nächster Schritt

S-Firm installieren

Installieren Sie eine Testversion und probieren Sie S-Firm einfach aus.

S-Firm bestellen

Fordern Sie Ihre Lizenznummer an und schalten Sie Ihre Testversion frei.

eKontoauszug aktivieren

Beauftragen Sie die Umstellung Ihrer Kontoauszüge.

 

S-Firm eKontoauszug

Richten Sie Ihren elektronischen Kontoauszug in S-Firm ein.

SammlerSplit

Kompakter Zahlungsverkehr und exakte Verbuchung?

Aktivieren Sie SammlerSplit für Ihr Firmenkonto!

  • Sie senden Überweisungen und Lastschriften als Sammeldatei online. Über ein Electronic-Banking-Programm wie S-FirmConnect, Ihre Finanz- bzw. Lohnbuchhaltung oder das Firmenkundenportal Ihrer Sparkasse.
  • Ihre Sammeldatei wird zu unseren günstigen Konditionen verarbeitet. Ihr elektronischer Kontoauszug zeigt Ihnen dabei weiterhin übersichtlich Endsumme und Anzahl der Einzelaufträge.
  • Sie erhalten als Datei alle Sammler mit einer zusätzlichen Darstellung der Einzelposten zur Verbuchung.  Sie können diese Daten für Ihre eigenen Systeme erhalten oder wir liefern auf Wunsch direkt an Ihren Steuerberater.
  • Die Daten stellen wir Ihnen über das ebics-Verfahren im XML-Format camt.053 zur Verfügung.
  • Nutzen Sie unsere Testdatei* zur Anpassung Ihrer Systeme.
    *Die Datei stellen wir im Zip-Format zur Verfügung. Lösen Sie die enthaltene XML-Datei heraus und speichern Sie ab.
      Anschließend können Sie die Testdatei in Ihr System einbinden. 
     

Sehen Sie am Beispiel unserer Banking-Software S-FirmConnect  wie es funktioniert:

Versand einer Sammelzahlung
  • Erfassen Sie Ihre Zahlungen wie gewohnt und senden Sie die Sammeldatei zu uns.
 
Abruf von Kontoumsätzen
  • Ihre Kontoumsätze zeigen Ihnen wie gewohnt die Belastung als Sammler.   
  • Über die Lupe werden Ihnen zusätzlich alle Einzelzahlungen dargestellt.
Ihr nächster Schritt

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