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Vorteile

Ihre Vorteile

  • Aktuelle Konto­auszüge im Schnell­zugriff
  • Freier Erstellungs­rhythmus: wöchentlich, vierzehn­täglich, monatlich oder quartals­weise
  • Sie sparen die Kosten für Räume und Personal
  • Zusätzlich Porto­kosten ein­sparen
  • Papier­freie Archivierung mit sicheren PDF-Dokumenten
  • Steuerliche Anforderungen an die Unveränderbar­keit des Aus­zugs erfüllt – dank qualifizierter Signatur
  • Einfach in elektronische Buch­führungs- und Dokumenten-Management-Systeme ein­binden

Ihr nächster Schritt

Voraussetzung für den Empfang elektronischer Konto­auszüge ist das ePostfach. Dieses muss für den Empfang elektronischer Konto­auszüge frei­geschaltet sein. Sofern Sie das ePostfach bisher nicht nutzen, lassen Sie es einfach von Ihrer Spar­kasse frei­schalten. 

Signatur und Aufbewahrung

Signatur und Aufbewahrung

Qualifizierte elektronische Signatur

Wie die Unterschrift bei einem Papier­dokument ermöglicht die qualifizierte elektronische Signatur die eindeutige Bestimmung des Verfassers eines Dokumentes. Darüber hinaus sorgt sie für eine höhere Akzeptanz und eine sicherere Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrer Sparkasse. Denn auch eine nachträgliche Änderung des Dokuments ist ein­deutig erkennbar.

Dank qualifizierter elektronischer Signatur ist der elektronische Konto­auszug einem Papier­konto­auszug gleich­gestellt. Mit Hilfe der Signatur können Sie im Rahmen Ihrer Buch­führungs­pflichten gegenüber dem Finanz­amt bzw. Betriebs­prüfern nach­weisen, dass der Auszug tatsächlich von der Spar­kasse erstellt und seit der Erstellung nicht verändert wurde. Zudem sparen Sie Personal- und Raum­kosten, da die papier­hafte Archivierung entfällt.

Kosten­freie Software

Zur Prüfung der Signatur benötigen Sie einen sogenannten „Signatur-Viewer“. Weiteres technisches Equipment ist nicht erforderlich. Die für Sparkassen­kunden kosten­frei nutzbare Software „Sign Live! Sparkassen-Edition“ können Sie hier herunter­laden.

Sichere Aufbewahrung

Als Empfänger des elektronischen Konto­auszugs sind Sie verpflichtet, die sogenannten „Grundsätze zur ordnungs­mäßigen Führung und Auf­bewahrung von Büchern, Auf­zeichnungen und Unter­lagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff“, kurz GoBD, zu beachten.

Die Anforderungen an die Aufbewahrung im Überblick:
  • Die Inhalte dürfen nicht verändert werden, so dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr fest­stellbar ist.
  • Die über­mittelten Daten dürfen vor dem Weiter­verarbeiten in Ihren Systemen, vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Aus­druck nicht bzw. nur nach­voll­ziehbar verändert werden.
  • Das Daten­verarbeitungs­system muss die Un­veränderbarkeit des Daten­bestandes gewährleisten.
  • Die Daten müssen während der Dauer der Auf­bewahrung jeder­zeit verfügbar sein.
  • Die Daten müssen unverzüglich lesbar gemacht werden können.
  • Die Daten müssen mit den Buchungs­belegen inhaltlich über­einstimmen, wenn sie les­bar gemacht werden.
  • Die Daten müssen maschinell aus­gewertet werden können.
  • Originär digitale Daten sind auf maschinell verwert­baren Daten­trägern zu archivieren. Nicht ausreichend ist die ausschließliche Archivierung in maschinell nicht auswert­baren Formaten.

Mit Hilfe der Signatur ist der Nach­weis erbracht, dass die Inhalte des Konto­auszugs nicht verändert wurden. Um die An­forderungen an die maschinelle Aus­wertbar­keit erfüllen zu können, müssen Sie zusätzlich zur PDF-Konto­auszugs­datei auch die Umsatz­daten aus Ihrer Electronic-Banking-Software auf­bewahren und auf Verlangen zu­gänglich machen.

Abruf mit S-Firm

Ihr elektronischer Kontoauszug in S-Firm

Sehen Sie hier, wie Sie mit S-Firm die Anforderungen an den elektronischen Kontoauszug erfüllen können:

Dateien und deren Inhalte dürfen nicht bzw. nur nachvollziehbar verändert werden.
  • Die digitale Signatur der Sparkasse Westmünsterland kennzeichnet das Original-Auszugs-Dokument
    und macht Manipulationen direkt sichtbar.
  • Prüfen Sie die Signatur und dokumentieren Sie den Empfang der Auszüge bequem über S-Firm
Das Datenverarbeitungs-System muss die Daten unveränderbar und jederzeit verfügbar verwalten. Es ist immer die Original-Datei zu verwahren.
  • Mit S-Firm empfangen Sie Ihre Originaldateien über Ihren gesicherten Online-Banking-Zugang bequem per Kontorundruf
  • Die Originaldateien verwaltet S-Firm in einem separaten Ordner ELKA, auf Wunsch mit zusätzlicher Verschlüsselung und Kennwortabfrage
  • Sichern Sie die Original-Auszugsdateien mit Ihren Sicherungs-Systemen oder über die Datensicherung von S-Firm
  • Berechtigen Sie ausgewählte Personen zum Zugriff über die S-Firm-Benutzerverwaltung
  • Auf Wunsch stellt S-Firm die Originaldateien automatisch für die Übergabe an Ihr vorhandenes Dokumenten-Management-System bereit
Die Daten müssen mit den Buchungs­belegen inhaltlich über­einstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden.
  • Verbuchen Sie Ihren täglichen Zahlungsverkehr anhand der tagesaktuellen Umsätze
  • Der elektronische Kontoauszug am Monatsende fasst die einzelnen Buchungstage
    zusammen.
Die Daten müssen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.
  • Aus einer übersichtlichen Listendarstellung holen Sie direkt das Originaldokument auf den Bildschirm
  • Aus den parallel abgelegten Kontoumsätzen erstellen Sie Listen in populären Formaten
Ihr nächster Schritt

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